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Política de Protección de Datos Personales

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

1.  INTRODUCCIÓN

 

En cumplimiento de las normas tendientes a regular el tratamiento de Datos Personales y promoviendo el respeto de los Derechos Fundamentales consagrados en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, del Titular de la información (“Titular”), la Fundación Universitaria San Martín (“FUSM”), adopta las siguientes Políticas para el Tratamiento de Datos Personales de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que desarrolle la FUSM, que involucre el tratamiento de Datos Personales por parte de sus Directivos, Empleados Administrativos y Docentes, Estudiantes, Egresados, Jubilados, Exempleados, Proveedores y Contratistas.

 

Particularmente, estas Políticas contemplan el manejo de solicitudes de aceptación, consultas y solicitudes relacionadas con el tratamiento de este tipo de información.

 

2.  PROPÓSITO

 

La FUSM, lleva a cabo operaciones frente a las cuales es necesario la recolección de datos personales de personas naturales y jurídicas con quienes la FUSM, sostiene diversas relaciones contractuales. Igualmente, la FUSM, informa que por ningún concepto y respetando los derechos fundamentales de los Titulares de la información, la base de datos no tendrá fines comerciales.

 

Por tal motivo, será necesaria la recolección y el tratamiento (el “tratamiento”) de dicha información respecto de todas las personas, tales como Estudiante, Egresados, Proveedores, Contratistas, así como Empleados y personas que se encuentren en proceso de vinculación contractual de cualquier naturaleza con la FUSM, con el propósito de ejecutar de la manera más adecuada sus actividades Sociales, Educativas y Administrativas.

 

Bajo los lineamientos legales y según lo dispongan las normas aplicables, en particular la ley 1581 de 2012, el decreto nacional no. 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, complementen o deroguen, la FUSM, podrá modificar estas Políticas en el momento que sea necesario.

 

3.   DEFINICIONES ESTABLECIDAS EN EL ARTÍCULO 3° DE LA LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012, Y EL ARTÍCULO 3° DEL DECRETO 1377 DE 2013

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos

 

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o

 

  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de políticas de Tratamiento de la información que le será aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el

 

  • Dato semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

 

  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

  • Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

 

  • Responsable del tratamiento: la FUSM actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.

 

  • Encargado del tratamiento: la FUSM actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  • Transferencia: Se presenta cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del

 

  • Consulta: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por ley, para conocer la información que reposa sobre él en base de datos o

 

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del

 

  • Subencargado del Tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento de datos por cuenta de un encargado de un

 

  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocios con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los

 

4.  PRINCIPIOS

 

Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, se debe tener en cuenta lo siguiente.

 

El manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores, dentro de la FUSM está enmarcado bajo los siguientes principios:

 

  • Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 en el decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.

 

  • Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al

 

  • Principio de dignidad: Toda acción u omisión asociada al Tratamiento de datos personales debe ejecutarse siempre salvaguardando la dignidad del Titular y amparando los demás derechos constitucionales, en especial el derecho al buen nombre, a la honra, a la intimidad y el derecho de información.

 

  • Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en la base de datos o

 

  • Principio de integridad: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le

 

  • Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el

 

  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a

 

  • Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le

 

 

  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

  • Principio de temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento cesarán su

 

  • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

 

  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la

 

  • Deber de información: La FUSM, informará al Titular de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado, así como la finalidad y demás principios que regulen el tratamiento de esos datos. Además, informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del hábeas data por parte de los Titulares procediendo al registro que exige la

 

5.  TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA BASE DE DATOS

 

La información solicitada por parte de la FUSM, al Titular, tendrá como finalidad primordial alimentar las bases de datos y herramientas con que cuenta la FUSM, para el desarrollo de sus actividades educativas, laborales y/o contractual con los Titulares, quienes deberán otorgar su consentimiento, previo, libre y voluntario, a través de cualquier miedo, siempre que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

5.1.  EXCLUSIONES

 

Es importante aclarar que dicha autorización no será necesaria cuando recaiga sobre:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa.
  • Tratamiento para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Datos relacionados con el registro civil de las
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

5.2.  MEDIOS

 

El tratamiento de los datos personales, se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

 

5.3.  OTROS FINES

 

Además de los fines enunciados en el capítulo segundo, la FUSM, también podrá tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:

 

  • Gestionar trámites (peticiones, quejas, reclamos y solicitudes) y efectuar encuestas de satisfacción.

 

  • Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y

 

  • Realizar actividades de mercadeo, servicio al cliente, actividades de afianzamiento institucional, becas y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas de E.S. nacionales e internacionales.

 

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con contratistas, proveedores, empleados y

 

  • Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a las I.E.S. a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de almacenamiento de información en la nube o servidores remotos.

 

  • Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más

 

  • Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

 

  • Los datos que se recolecten o almacenen sobre los trabajadores de la FUSM, tendrán las siguientes finalidades:

 

  1. Celebrar el contrato de
  2. Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del empleador, tales como:

 

  1. Afiliación al sistema de seguridad social integral y pago de
  2. Afiliación a la caja de compensación y pago de aportes
  3. Velar por la seguridad y salud del trabajador en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al sistema de gestión de la seguridad y salud en el
  4. Practicar la retención en la fuente de conformidad con lo establecido en las normas tributarias aplicables y pago a la Dian de las sumas retenidas.
  5. Emitir certificados laborales, de ingresos y retenciones solicitados por el trabajador,
  6. Suministrar información requerida por una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales de conformidad con las normas
  7. Realizar los pagos de nómina necesarios en la forma que señale el

 

  1. Para la contratación de seguros de vida y de gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación extralegal que se derive de la relación laboral con el
  2. Para notificar a familiares en caso de emergencias producidas en horario de trabajo, en las instalaciones del empleador o fuera de ellas pero durante el cumplimiento de sus
  3. Crear el carné de identificación y acceso a las instalaciones del

 

  1. Mantener y conservar la seguridad del personal y los bienes del
  2. Cualquier otro relacionado con la relación laboral entre el empleador y sus trabajadores, necesario para que dicha relación se desarrolle normalmente.

 

Luego de terminado el contrato de trabajo celebrado entre las partes, el empleador continuará realizando el tratamiento de los datos personales recibidos, con el fin de mantener información histórica y/o estadística respecto del cumplimiento de sus obligaciones legales, particularmente laborales, y ejercer su derecho de defensa, de ser necesario.

 

5.4.  TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

 

Los datos personales susceptibles de transferencia a terceros países será la misma en la que el Titular haya otorgado su autorización frente al tratamiento de dichos datos. En todo caso, la FUSM, velará por el cumplimiento de los estándares fijados por la superintendencia de industria y comercio en caso de ser necesario.

 

5.5.  DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Los derechos de los Titulares respecto de los datos personales que sean recolectados, serán los establecidos en el artículo 8° de la ley 1581 de 2012:

 

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido

 

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente

 

  • Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos

 

  • Tener acceso o consultar, de acuerdo al artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en los siguientes casos:

 

  1. Al menos una vez cada mes calendario.
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas para el tratamiento de la información que motiven nuevas

 

  • Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o

 

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.

 

5.6.  ÁREA RESPONSABLE PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

El área encargada de atender los asuntos relacionados con el tratamiento de los datos personales (P. Q. R.), será el Departamento Jurídico de la FUSM, el cual se puede contactar de la siguiente manera:

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN, reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, mediante resolución 12387 del 18 de Agosto de 1981.
  • Dirección: CARRERA 18 80 – 45
  • Teléfono: (1) 6224422 122
  • Correo: juridicasanmartin@sanmartín.edu.co

 

5.7.  AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

La FUSM, deberá obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales, salvo las exclusiones contempladas en este capítulo. Al Titular deberá informársele de forma clara y expresa lo siguiente para obtener la autorización:

 

  • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean formuladas cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y
  • Los derechos que le asisten como
  • La identificación, dirección física o electrónica de la

 

La FUSM, podrá obtener el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, P.Q.R.S. mensajes de datos o apps.

 

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento otorgado.

 

5.7.1.  AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

 

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

 

  • La autorización debe ser explícita.
  • Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
  • Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del

 

5.7.2.  AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

 

  • La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representarlos
  • Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre sus

 

5.8.  DATOS BIOMÉTRICOS – SISTEMAS DE VIGILANCIA

 

La FUSM, utiliza diversos medios de vigilancia, tales como video o monitoreo, en sus oficinas y sedes, los cuales se informa mediante avisos en lugares visibles.

 

La FUSM, utilizará la información recolectada con el único fin de proteger la integridad de su personal, visitantes, estudiantes, sus bienes y sus instalaciones. El Titular entiende y acepta dicha finalidad y consecuentemente su uso. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

 

6.  VIGENCIA

 

Estas políticas para el tratamiento de datos personales tendrán vigencia a partir del 10 de Septiembre de 2018, será publicada en la página web de la Fundación Universitaria San Martín www.sanmartín.edu.co

 

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.